Van handmatig overtypen naar automatisch doorsturen
Bij van Debets Mechanical Solutions
Hoe Debets Mechanical met de Mail2Make Agent tijd wint en ruimte creëert voor kwaliteit.
Orders die blijven hangen in de mailbox
Bij Debets Mechanical, gespecialiseerd in fijnmechanische onderdelen en samenstellingen in Zuid-Limburg, kwamen verkooporders jarenlang per mail binnen. Elke regel moest handmatig in het ERP-systeem (MKG) worden ingetypt. Geen onmogelijke klus, maar wel tijdrovend en saai werk.
Eigenaar Tom Duyx zegt het treffend: “Wie vindt het leuk om met mapjes te slepen en regels over te typen? Niemand. Je wilt bezig zijn met je werk, niet met administratie.”
Debets werkte al met een koppeling via SCSN. Dat netwerk functioneert goed wanneer beide partijen zijn aangesloten en artikelcodes overeenkomen. In de praktijk gold dat bij Debets niet voor alle klanten, waardoor er per klant extra stappen nodig waren, aan beide kanten. Dat wil je niet, je wilt gewoon dat het binnen je bedrijf goed werkt en je klant er geen extra werk aan heeft.
Met de Mail2Make Agent koos Debets voor een oplossing die ook werkt buiten het netwerk: pdf-orders worden automatisch ingelezen uit je mailbox en direct in MKG geplaatst, zonder dat klanten hun processen hoeven aan te passen.
Over de Mail2Make Agent
Samen met Data 2 improve koos Debets voor een praktische stap: orders automatisch inlezen uit mails en direct doorzetten naar het ERP-systeem. Het leuke is, dat het idee ontstond vanuit Tom zelf en is samen verder ontwikkeld.
Wat de Mail2Make Agent doet:
Leest klantmails en PDF-orders automatisch uit
Herkent artikelcodes, aantallen en prijzen
Zet alles direct in MKG, zonder overtikken
Klantuitzonderingen worden meegenomen
Voegt productieorders toe
Als resultaat krijg je kwaliteit terug
De winst is duidelijk. Debets bespaart gemiddeld 1 uur per dag, dit is 5 uur per week en ruim 250 uur per jaar, doordat verkooporders niet meer handmatig hoeven te worden ingevoerd. Die tijd gaat nu naar kwaliteitswerk zoals ISO-documentatie.
Minder rompslomp betekent:
Tijdswinst op kantoor, omdat orders nu automatisch doorstromen naar MKG.
Ruimte voor kwaliteit, zoals ISO-documentatie en verbeterprojecten.
Meer plezier in het werk, omdat medewerkers zich kunnen focussen op wat er echt toe doet.
Daarnaast kijkt Debets vooruit. Tom droomt hardop: “Het zou gaaf zijn als een klant een order inschiet en twee minuten later de bevestiging binnenkrijgt. Dat je van mail naar productie gaat zonder handmatig werk ertussen.” Een droom die volgens ons zeker haalbaar is.
Openheid in de samenwerking
Tom benadrukt vooral de manier van samenwerken: “Respons is snel, er is openheid en jullie bewegen mee. Waar anderen zeggen ‘Dat kan niet’, krijg ik hier een eerlijk antwoord en vaak ook een oplossing.” Ook waardeert hij dat Data 2 improve betrokken blijft: “Veel leveranciers zie je nooit. Dan mis je feeling. Hier merk je betrokkenheid, en zit er een gezicht bij.”
Wat dit voor jou kan betekenen
De case van Debets laat zien wat veel maakbedrijven herkennen: orders die handmatig moeten worden overgetikt in het MKG ERP-systeem. Dat kost tijd, geeft kans op fouten en leidt af van het werk waar vakmensen het verschil kunnen maken.
Met de Mail2Make Agent verandert dat. Orders lopen automatisch door naar het ERP en rollen zo de organisatie in. Daardoor ontstaat er niet alleen tijdwinst, maar ook minder rompslomp en meer plezier in het dagelijks werk.
Wil jij ook van handmatig overtypen naar automatisch doorsturen? Laat je gegevens achter, dan nemen we contact met je op.