De stap terug die alles in beweging zette
Bij de Beerens Group
Beerens Group maakt winkelinterieurs. Voor onder andere Kruidvat, Rituals, Zeeman en Karwei, maar ook voor kantoren en B2B-opdrachtgevers. Van houten meubels en balies tot stalen stellingen: alles komt uit één werkplaats in Rijen. De combinatie van hout en staal onder één dak is wat Beerens onderscheidt. Alle verschillende opdrachten komen samen op de werkvloer. Eén werkplaats, één productieproces, één planning.
“Eén systeem, één planning. Nou, het systeem is dan een Excelbestand” zegt Thomas van Ommeren. Als KAM-coördinator houdt hij zich bezig met de interne processen en ondersteunt hij waar nodig, in de praktijk is hij nu vooral bezig met het optimaliseren van het huidige systeem.
Rick van de Borne
Thomas van Ommeren
De concrete vraag
De vraag waarmee Beerens bij Data 2 improve terechtkwam was eigenlijk heel concreet: kan planningssoftware axxalon ons helpen beter te plannen, en past het bij ons proces en hoe we werken?
Die vraag kwam niet uit de lucht vallen. Binnen Beerens liep al een traject rondom QRM met Censor, waarbij kritisch werd gekeken naar doorlooptijden, samenwerking tussen afdelingen en het sneller zichtbaar maken van knelpunten. Als je sneller wilt offreren, plannen en leveren, wil je ook beter zien waar capaciteit zit en waar werk blijft hangen. De demo maakte indruk. Capaciteit werd zichtbaar, routes waren eenvoudig op te zetten en schuiven in de planning leek een stuk makkelijker dan in de huidige situatie. Thomas: “Het zag er fantastisch uit”.
Toch ontstond er tijdens die gesprekken een ander inzicht.
Data genoeg, zicht nog niet
Op de werkvloer loopt het proces via fysieke productiemappen. Elke map heeft een barcode, die op elke afdeling wordt gescand, leveringen gaan er op tijd uit en klanten zijn tevreden. “Het gaat in grote lijnen best wel goed,” zegt Thomas. Maar zicht op waar er nu aan welk order wordt gewerkt? Dan wordt er even gebeld of gelopen naar de werkplaats. Dat overzicht is er nu niet. De data is er wel, verspreid over systemen die niet voor iedereen even toegankelijk zijn. Dus niet op één plek, niet voor iedereen zichtbaar, en zeker niet in één oogopslag.
We trappen even op de rem
Hoe verder de gesprekken kwamen, hoe duidelijker werd dat axxalon nog te vroeg was. Planningssoftware boven op een wankele basis zou weinig oplossen. Welke informatie is er al? Hoe betrouwbaar is die? Welke processen moeten eerst opgeruimd worden? Thomas: “We hadden zoiets van: we trappen even op de rem. Het doel is eigenlijk om zo’n goede planningssoftware te hebben, maar om daar te komen moeten eerst onze systemen goed staan.”
Kijken wat er al was
De samenwerking begon met een nulmeting, de vloer op, praten met de mensen die ermee werken: welke systemen worden gebruikt, waar staat informatie, waar verliezen mensen tijd. De uitkomst? “Dat was niet per se echt een verrassing, maar wel fijn om die bevestiging te krijgen.” Wat al gevoeld werd, werd nu in samenhang zichtbaar. Daarmee werd ook duidelijk waar de eerste winst zat. Thomas: “Je moet het gewoon samen doen.”
Dashboards voor inkoop en logistiek
De eerste dashboards kwamen voor logistiek en inkoop. Rick, datapartner bij Data 2 improve, ging samen met de afdelingen aan de slag. Het maken van een weekplanning kostte iemand eerder twee uur per week aan gegevens overtypen. Nu staat het overzicht met één druk op de knop. Datzelfde dashboard laat de logistiek manager nu ook zien welke orders nog niet volledig gepikt zijn, zodat hij direct weet waar iets niet klopt. Bij inkoop hetzelfde: leveranciersbetrouwbaarheid, voorraad, lopende bestellingen, “Je opent het programma en hebt de informatie”, in één oogopslag.
“ Voorheen was iemand twee uur per week kwijt aan alleen maar gegevens overtypen om een weekplanning te maken. Nu staat dat overzicht er met één druk op de knop.”
Full circle
Het einddoel is niet veranderd. De stap die eerder te groot was, is nu binnen bereik.
Waar Beerens op zoek ging naar een manier om beter te plannen met software, werd eerst gebouwd aan inzicht, structuur en betrouwbare informatie. Daardoor komt axxalon nu niet boven op het proces te liggen, maar sluit het aan op een basis die staat. Het ERP-systeem doet waar het goed in is. Power BI maakt de informatie zichtbaar die er al was. En axxalon sluit daar straks op aan met planning en capaciteitssturing. Precies waar Thomas naartoe wil: “Dan ben je gewoon full circle. Dat zou het mooiste zijn.”
Door te begrijpen wat er al was kunnen ze nu de volgende stap zetten. Binnen nog geen jaar zijn we samen op het punt gekomen waar we dachten te beginnen. “Gewoon doen. Er is niks om bang voor te zijn”
Even sparren?
Het is simpel. Data moet je werk makkelijker maken, niet lastiger. Als je het gevoel hebt dat de grip op planning of productie begint te schuiven, kijken we graag even met je mee.