Winnen, en weten waarom je wint
Bij Fried van de Laar
Aannemersbedrijf Fried van de Laar bouwt winkels razendsnel af en weer op. Snelheid is hierin alles, want de winkel moet open op de afgesproken dag, en die datum schuift niet. Mitch, verantwoordelijk voor de financiële afdeling van de groep, is er helder over: "Er is één ding heilig hier. Op dat moment zijn we klaar."
Die vaart, in de operatie zo belangrijk, zakte op deze afdeling weg. De cijfers liepen achter de feiten aan.
Margriet Snoeijs
Marcel Willems
Pas in mei je eerste cijfers
Toen Mitch binnenkwam, trof hij een kwartaalrapportage in Excel aan die pas zes weken na afloop van het kwartaal klaar was. "Je eerste cijfers in het jaar heb je dan pas in mei. Dat is natuurlijk behoorlijk laat." En wat je dan kreeg, was lastig te doorgronden. "Een winst- en verliesrekening met allerlei vage termen," zegt Mitch. Het resultaat stond er wel, maar wat erachter zat bleef onduidelijk.
Het optuigen kostte ook handenvol tijd. "Als je één boeking aanpaste, was je een uur verder voordat je het eindresultaat weer had," vertelt Marcel, financial controller. Een gezond bedrijf draait ook met late cijfers door. Wie wil bijsturen voordat het te laat is, wil alleen niet tot mei wachten.
De cijfers zelf klopten. Alleen was moeilijk te herleiden bij welk project het goed ging en bij welk project minder. Je zag dat er een resultaat stond, niet waar het vandaan kwam. "Als het goed gaat, kan het," zegt Mitch. "Maar als het niet goed gaat, dan wil je eigenlijk sneller kunnen bijsturen."
Maak het nou eens gewoon simpel
De opdracht die Mitch meekreeg, was even helder als lastig.
"Maak je het nou eens gewoon simpel?"
Een projectenbedrijf is alleen niet simpel. Elke werkmaatschappij heeft een eigen administratie, en die moeten samen één betrouwbaar beeld geven. Mitch wist welke kant het op moest, want bij een andere opdrachtgever had hij al met Data 2 improve samengewerkt. "Jullie hebben daar een kunstje uitgehaald, dat wil ik hier ook." Margriet en Luuk kwamen langs en er werd gestart.
Nu zie je waar het schuurt
Het doel was altijd om eerder te weten hoe je ervoor staat. De kwartaalrapportage werd een maandrapportage. Waar het opstellen voor de hele groep eerst vijf tot zes werkdagen kostte, is het nu een kwestie van verversen. "In Power BI duw je gewoon op verversen," zegt Marcel. Een projectleider logt nu in en ziet zijn eigen projecten, met de marge per stuk. Stoplichtjes laten zien waar iets niet klopt. "Dan kunnen we daar heel erg op sturen," zegt Mitch.
Datzelfde inzicht houdt de boel schoon. Vroeger liep iemand achter een projectleider aan om te vragen of een project dicht kon. Nu zie je in één oogopslag welke klaar zijn: alles betaald, niets meer open. "Oké, dan kunnen we hem afsluiten." Werk dat eerst verstopt zat in de cijfers, wordt nu vanzelf zichtbaar, zonder dat de operatie ervoor moet worden lastiggevallen.
Iedere maand ziet directie hoe de bedrijven presteren tegenover het budget. "Wij vergelijken in de basis niet met vorig jaar, maar met ons budget." De afrekening komt nu op tijd, en wordt zelf een bron om van te leren. Op deze manier is de financiële afdeling weer mee in het tempo van de operatie.
Oh, kunnen jullie dit dan ook?
Margriet zat iedere week op kantoor, waardoor de lijntjes kort waren. Doordat vragen niet bleven liggen, ontstond er ruimte om verder te kijken dan alleen de rapportage. "Oh, kunnen jullie dit dan ook? Oh, en dit dan ook?"
Voor Mitch ging de samenwerking verder dan een dashboard bouwen. Er werd veel afgestemd, totdat iedereen het over hetzelfde had. "Wij hebben heel veel discussies gevoerd en moeten afstemmen. Ik wil dit, dan zat Margriet nog op een ander level. Oh, bedoel je dan dit? Nee, ik bedoel dit. Uiteindelijk vanuit twee perspectieven op één lijn komen, in dezelfde taal, van oke, we praten over hetzelfde."
Dat sparren stopte niet na de oplevering. "Dit is een handmatige handeling, kunnen we dat automatiseren en op welke manier? Dan bel ik Luuk of Margriet en gaan we daarover sparren," zegt Mitch.
Groeien met hetzelfde team
De organisatie wil groeien. Het uitgangspunt is daarbij dat er op de financiële afdeling geen mensen bijkomen. Juist daarom zijn deze stappen belangrijk. Een grotere organisatie draaien met hetzelfde team kan alleen als het werk slimmer is ingericht, niet als er meer handen bij moeten.
Het bewijs zit in het werk zelf. "We doen met die maandrapportage meer, en toch hebben we geen overwerk, omdat we die spreadsheets allemaal hebben uitgesloten," zegt Marcel. Meer werk verzetten, meer inzicht, dezelfde mensen. In de praktijk is dat ruimte om te groeien zonder harder te hoeven rennen.
“We doen met die maandrapportage meer, en toch hebben we geen overwerk”
Wat dit voor jou kan betekenen
Bij Fried van de Laar gaat het niet om een mooier dashboard. Het gaat erom dat je veel eerder ziet hoe je ervoor staat en begrijpt waarom een resultaat is zoals het is. Dat maakt je de volgende keer beter. Wil jij ook dat je cijfers de vaart van de organisatie bijhouden? Plan een kennismaking of bekijk onze aanpak.
Even sparren?
Het is simpel. Data moet je werk makkelijker maken, niet lastiger. Als je het gevoel hebt dat de grip op planning of productie begint te schuiven, kijken we graag even met je mee.