De complexiteit van het simpel houden
Bij Nunu
Nunu werkt al meer dan 50 jaar in de besturingstechniek. Ze ontwerpen en bouwen de regelkasten en de software waarmee installaties voor onder meer utiliteit, gezondheidszorg, laboratoria, tuinbouw, industrie, watermanagement, datacenters, marine en machinebouw worden aangestuurd. De bekabeling, de installatie en de inbedrijfstelling op locatie doen ze zelf. Zo’n regelkast regelt bijvoorbeeld de luchtbehandeling van een operatiekamer: de lucht moet daar continu aan strikte eisen voldoen. Dat moet gewoon goed werken. Het onderscheid zit voor Nunu dan ook in hoe ze werken. “Veel bedrijven kunnen een paneel bouwen of een schema ontwerpen, maar iedereen doet het op zijn manier,” zegt operationeel manager Julian Bouman. “Wat je doet, maar vooral hoe je het doet, daar kun je je in onderscheiden.” Op dat onderscheid focust Nunu, en daarom is dit project met Data 2 improve gestart.
Marek Dzodz
Julian Bouman
Het zicht stopte bij de werkplaats
De werkplaatsplanning was jarenlang eenvoudig. Een scrumbord vol smileys, waarop de productieorders met stickers werden bijgehouden. Eén blik en je wist wat er in productie speelde, wat de status was en waar de capaciteit knelde. Op den duur waren er te veel regelkasten in productie om het overzicht op het bord te bewaren. Daarom verhuisde de planning naar Excel. Daarmee bleven er gaten. Voor de werkplaats was het inzicht goed, maar engineering, installatie en de inkoop van materiaal hadden het niet. Alles stond op zichzelf.
Dat merkte je in het dagelijks werk. Vroeg een projectleider wanneer engineering klaar zou zijn, dan kreeg hij een veilige inschatting terug: “Over drie weken heb ik tijd.” Zo kwam er overal wat marge bij en een overzicht over het geheel had je niet.
Daar zat voor Julian de behoefte: die afdelingen aan elkaar knopen en het tegelijk eenvoudig houden voor de mensen die ermee werken. Wat hij zocht: “een planningsassistent die heel veel werk uit handen neemt. Al die handmatige handelingen, het nadenken en het beredeneren, dat moet gewoon geautomatiseerd kunnen.”
Samen aan tafel
We begonnen met een nulmeting, een paar dagen meelopen om het hele proces van order tot installatie te volgen. Op elke afdeling keken datapartners Luuk en Marek hoe het werk echt loopt en tekenden we samen uit wat er moest gebeuren en in welke volgorde. Dat bevestigde wat er al leefde, en zo lag er een helder stappenplan om mee te starten.
En dan is het een kwestie van doen. “Je weet het nooit zeker totdat je het echt gaat doen,” zegt Julian, die het vergelijkt met leren autorijden: “Na het behalen van je rijbewijs ga je het pas echt leren.”
Beginnen levert meteen op
Alles in één keer perfect willen hebben, dat werkt niet. Je kunt het samen met de juiste mensen tot in detail uitdenken, maar pas als je ermee gaat werken, loop je tegen dingen aan die je vooraf niet zag. Elke woensdag om 10 uur zat een samengesteld team van kerngebruikers bij elkaar om de inrichting van axxalon per afdeling door te nemen, met datapartner Marek die de juiste kant op stuurde. Dat gaf houvast, maar het was ook een flinke klus, niet iets voor één ochtend. Daarom wachtte Nunu niet tot alles perfect stond. “We gaan eerst gewoon meters maken,” een paar maanden ermee werken en dan pas bijsturen. Anders blijf je eindeloos finetunen.
De betrokkenheid van het team van Nunu hielp om de implementatie snel vooruit te brengen. “Het is een heel enthousiast team,” zegt Marek. “Je hebt een team dat mee wil denken, dat wil veranderen. We zaten hier soms zelfs met zeven, acht man aan tafel, en iedereen is gewoon betrokken.”
Het begon bij de dingen die meteen iets opleveren. De uren- en verlofregistratie is voortaan een geautomatiseerd proces: uren werden eerst handmatig in het ERP ingevoerd en verlof werd in Excel bijgehouden. Boek je een snipperdag, dan staat die er nu meteen goed in. “Dat zijn de tastbare verbeteringen voor de mensen,” zegt Julian. Een ervaren collega zag er eerst tegenop en draaide meteen bij: “Het is echt fantastisch, ik hoef mijn urenstaat niet meer handmatig in te vullen.”
De kwaliteit van de urenstaat is daardoor beter geworden, waardoor de verwerking efficiënter verloopt, en het gedoe over afwijkingen tussen lijstjes is weg. Kleine dingen, maar precies daar zit het werk. “We proberen alles zo simpel mogelijk te houden, maar dat is complex,” zegt Julian. “Het simpel maken, daar zit de kracht van systemen.”
Van invoeren naar meedenken
Handmatig werk eruit halen, dat deden we ook bij de inkoop. Een collega was eerder wekelijks meerdere uren bezig met het verwerken en controleren van leveranciersbevestigingen. Nu leest de Mail2Make Agent ze uit en legt het afgesproken bedrag naast het bedrag op de bevestiging, want een leverancier bevestigt soms een ander bedrag dan je besteld hebt. Wijkt de datum of de prijs af, dan rolt dat als vanzelf in een dagelijks overzicht. Daardoor kan de collega nu meer tijd steken in taken die het werk leuker maken.
Het hele project in één overzicht
Engineering, productie en installatie kwamen samen in één planning met axxalon, gekoppeld aan Business Central. De koppeling tussen de twee scheelt dubbel invoerwerk. "Het is super dat we nu een totaalverhaal in de planning hebben," zegt Julian. Je ziet nu waar een project loopt ten opzichte van de planning, waar de bottlenecks zitten en waar de capaciteit knelt.
Naast de planning in axxalon gebruikt Nunu Power BI om de voortgang per project en per bewerking te volgen. Glen, de planner, ziet daarin welke werkzaamheden achterlopen. Met dat overzicht loopt hij wekelijks langs de teams. De wensdatum voor materiaal rolt nu uit de planning, niet meer uit een losse schatting. Eén blik en je weet hoe het ervoor staat, net als bij die smileys, alleen nu voor het hele project.
“Je werkt met elkaar aan een project, en dat is ook zichtbaar geworden. Daar kunnen we vroegtijdig op sturen”
Begin klein, en breid uit
Nunu heeft nu meer overzicht en de mensen besteden minder tijd aan administratie. Klaar is het niet, en dat hoeft ook niet. Er komen nieuwe wensen bij, de data wordt steeds scherper, en stap voor stap pakken ze het volgende op. Julian vat het zo samen: “Je moet gewoon ergens mee starten en dan langzamerhand dingen eraan plakken. Dan begin je klein en ga je uitbreiden zonder kerstbomen op te tuigen om ze later weer af te breken en dit te herhalen.”
Geen kerstboom als een lampje genoeg is
Die houding zit ook in de samenwerking. Marek is er wekelijks bij, denkt mee en stelt kritische tegenvragen voordat er uren in iets gaan zitten. “Er worden natuurlijk hele kerstbomen opgetuigd,” zegt Julian, “terwijl iemand maar misschien een lampje nodig had.” Marek brengt ook de ervaring van andere maakbedrijven mee. “Wij zijn niet alwetend, en jullie nemen die ervaring van buiten mee. Dat is super waardevol.” En loopt er iets vast, dan pak je even de telefoon. “Je bent toch aan het rijden. Dus je hebt soms ook de ANWB nodig. ANWB Marek.”
Even sparren?
Het is simpel. Data moet je werk makkelijker maken, niet lastiger. Als je het gevoel hebt dat de grip op planning of productie begint te schuiven, kijken we graag even met je mee.