Data als middel, nooit als doel
Bij Cefra
Cefra ontwerpt, levert en onderhoudt maatwerk horecakeukens. Daarbij draait het niet alleen om de keuken zelf, maar vooral om een oplossing die past bij de dagelijkse praktijk van hun klanten. Als totaalleverancier maken ze bewuste keuzes, zodat ze kunnen blijven doen waar ze goed in zijn: kwaliteit leveren en er zijn als het nodig is. Diezelfde manier van kiezen zie je ook terug in hoe ze naar data kijken. Data is nooit het doel, maar een middel om een doelstelling te halen.
Ron van Rijzingen
Jesper Priems
Rapporteren op te veel plekken
Toen het bedrijf groeide, paste de manier waarop ze hun cijfers uit het systeem haalden daar niet meer bij. Cefra werkt met een ERP-systeem dat de basis vormt voor de dagelijkse bedrijfsvoering. Voor de dagelijkse operatie werkte dat prima. Maar om echt overzicht te krijgen, moest je rapporten op verschillende plekken opzoeken. Zoals Jesper Priems, verantwoordelijk voor het interne bedrijfsproces, het omschrijft:
"Je hebt heel veel verschillende plekken waar je rapporten zoekt, waar je informatie uithaalt, en nu heb je het in een handig dashboard."
Eerst probeerden ze het zelf. De dashboardmodule van het ERP-systeem liep vast en daarna gingen ze met Power BI aan de slag. Ze wisten welke informatie ze wilden zien, maar merkten al snel hoeveel tijd en kennis nodig is om dat goed op te bouwen. "Je merkt gewoon dat je veel kennis nodig hebt om het fatsoenlijk te kunnen bouwen," vertelt Ron van Rijzingen, eigenaar van Cefra. Via Luuk, die ze al kenden, kwamen ze uiteindelijk bij Data 2 improve terecht. Dankzij een subsidie was die eerste stap makkelijk te zetten.
Van losse rapporten naar één overzicht
De eerste dashboards brachten de grote lijnen samen: omzet, inkoop, winst en verlies, en de openstaande offertes. Cijfers die eerst verspreid stonden, staan nu op een paar tabbladen. "Het is gewoon een paar klikken en alles staat erin," zegt Ron, die er bijna dagelijks in kijkt. Daarna werd het concreter. Naast strategische dashboards kwamen er ook operationele dashboards bij. De vragen gingen dieper: wanneer is een servicebezoek een herhaalbezoek, en hoe volg je het verbruik van middelen?
“Dat de informatie wat meer naar je toe komt, in plaats van dat je het iedere keer handmatig op moet halen”
Een discussie die opeens niet meer nodig was
Het duidelijkste voorbeeld zit in het magazijn. Cefra heeft een hoofdmagazijn en servicebussen met elk een eigen voorraad. Op papier stonden de minimum- en maximumvoorraden keurig ingesteld, maar de vraag was of al die onderdelen ook echt in de servicebussen moesten liggen. Toen ze de voorraad onder de loep namen, bleek dat er voor veel geld aan onderdelen rondreed die nauwelijks werden gebruikt.
Dat maakte ook een terugkerende discussie een stuk eenvoudiger. Een monteur roept al snel dat iets standaard in de bus moet liggen, omdat hij het een keer nodig heeft gehad. De cijfers laten zien hoe vaak een onderdeel daadwerkelijk wordt gebruikt. "Bijvoorbeeld als een onderdeel de laatste 3 jaar door al onze monteurs maar 2 keer verbruikt is, kan het uit de bus”, zegt Ron. "Dan heb je meteen het argument en dan ben je klaar, dan hoef je die discussie niet aan te gaan op onderbuikgevoel." Andersom werkt het net zo goed. Juist doordat zichtbaar wordt welke onderdelen wél vaak worden gebruikt, weet Cefra ook welke voorraad op peil moet blijven.
De kunst is focus houden
Wat opvalt, is dat Cefra niet alles tegelijk probeert te weten. Eerst bepalen welke inzichten er echt toe doen, en daarna kiezen wat je nu daadwerkelijk oppakt. "Dat hebben we dan aangepakt, dus dan kunnen we daar een vinkje achter zetten," zegt Ron over het magazijn. "Dan is het magazijn sowieso weer een half jaar minder belangrijk, want dat is nu klaar, en dan weer het volgende." De maandcijfers en de herhaalbezoeken wil je vaak zien. Het magazijn kijk je een paar keer per jaar na. Zodra het ene onderwerp op orde is, verschuift de aandacht vanzelf naar het volgende.
Samen bepalen wat belangrijk is
Juist daarin zit de samenwerking. Cefra weet welke informatie nodig is om het bedrijf beter aan te sturen, en wij denken mee hoe die het beste inzichtelijk wordt. Tijdens het gebruik ontstaan nieuwe vragen en wordt zichtbaar welke informatie nog ontbreekt. Door die informatie aan te vullen, worden de dashboards steeds waardevoller. Daarbij helpt de ervaring uit vergelijkbare trajecten. "Soms kan het ook zijn dat Laura iets voor iemand anders al heeft gemaakt of al kent. Dan zegt ze: als je nu even in plaats van “rechts”, “links” gaat, kun je jouw info vinden, alleen anders weergegeven," vertelt Ron. "Het doel is heilig, maar de weg ernaartoe maakt ons niet zo heel veel uit."
“De kracht zit erin om het concreet te maken en te zorgen dat het Power BI aansluit bij het inzicht dat je wilt”
Wat dit voor jou kan betekenen
De winst zat niet in zoveel mogelijk dashboards, maar in het scherp kiezen welke inzichten er echt toe doen. Eerst bepalen wat je wilt bereiken, daarna de data gebruiken om daar naartoe te sturen. Zo stuur je op feiten in plaats van op gevoel, en blijf je de baas over je eigen cijfers in plaats van andersom. "Je moet geen doel hebben om er iets mee te doen. Je moet een doelstelling hebben en het gebruiken als middel," zegt Ron.
Wil jij ook data die je stuurt in plaats van andersom? Plan een kennismaking of bekijk onze aanpak.
Laat data voor je werken
Tijdens die gesprekken kijken ze ook naar nieuwe mogelijkheden. AI (kunstmatige intelligentie) hoort daar inmiddels ook bij, maar alleen als het iets toevoegt aan de praktijk. Voor Cefra blijft hetzelfde uitgangspunt gelden: eerst bepalen welke informatie belangrijk is, daarna pas kiezen welke techniek daarbij helpt.
Het uiteindelijke doel blijft vooruit kunnen kijken, met een dashboard dat laat zien waar informatie in het systeem ontbreekt, zodat je die aanvult voordat een monteur op locatie staat. "Dan zijn we de problemen voor," zegt Ron, "in plaats van dat we moeten handelen als een monteur belt."
Even sparren?
Het is simpel. Data moet je werk makkelijker maken, niet lastiger. Als je het gevoel hebt dat de grip op planning of productie begint te schuiven, kijken we graag even met je mee.